top-title

Sử dụng Mail Merge trong Office 2010

2012-06-14 07:56:59

Trong công việc, nhiều khi bạn cần phải gửi mail đích danh đến nhiều người với cùng một nội dung như nhau, chỉ khác về cách xưng hô hay một vài thông tin liên quan đến tên công ty người gửi…. Nếu gửi từng email như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian. Các bạn có thể sử dụng chức năng mail merge trong office để giúp công việc đó được dễ dàng hơn.

Trong công việc, nhiều khi bạn cần phải gửi mail đích danh đến nhiều người với cùng một nội dung như nhau, chỉ khác về cách xưng hô hay một vài thông tin liên quan đến tên công ty người gửi…. Nếu gửi từng email như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian. Các bạn có thể sử dụng chức năng mail merge trong office để giúp công việc đó được dễ dàng hơn.

Để làm được điều này, trước tiên các bạn cần phải có một file tổng hợp (thường là excel) chứa các thông tin cần thay đổi. Trong file này bắt buộc phải có 1 trường là email.

Không giống như Office 97-2003 có thể sử dụng mail merge ngay trong Outlook, từ Office 2007 trở lên bạn cần phải soạn nội dung thư cơ bản trong Word.

Sau khi đã có nội dung thư, các bước thực hiện mail merge như sau:

B1: Bạn vào tab Mailings à Start Mail Merge à E-mail Messages

B2: cũng tại tab Mailings, bạn chọn Select Recipients à Use Existing List, lựa chọn file danh sách mà bạn đã làm trước đó và lựa chọ Sheet có lưu các trường dữ liệu cần thay đổi khi gửi mail.

B3: Lựa chọn từ hoặc cụm từ cần thay bằng cách bôi đen từ hay cụm từ đó.

B4: Chọn Insert Merge Field và chọn cột dữ liệu cần thay tương ứng. Nếu trong email có nhiều từ cần thay thì làm lại tương tự các từ đó với B3 và B4.

B5: Kiểm tra lại tính chính xác của các thay đổi bằng Preview Results.

B6: Sau khi đã hoàn tất chọn Finish & Merge à Send Email Messages. Một tab tùy chọn sẽ hiện ra và bạn có thể đặt tiêu đề email tại đây cùng một số lựa chọn khác. Sau khi hoàn tất chọn OK

Bằng việc sử dụng Mail Merge rất hữu ích khi gửi email chăm sóc khách hàng, gửi thư mời hội thảo… đến đích danh từng người với chỉ email của người được nhận hiện tại mục TO mà không cần phải BCC

Chém Gió (st)

top-title

TIN TỨC KHÁC

Vứt bỏ 4 thứ sau để nội tâm trở nên mạnh mẽ đến gần thành công

Vứt bỏ 4 thứ sau để nội tâm trở nên mạnh mẽ đến gần thành công

2018-10-11 10:57:11

Nội tâm của một người giống như một ngọn nến trong đêm tối, một khi nó tắt thì tất cả mọi vật xung quanh đều rơi vào bóng tối, chẳng thể nhìn thấy được. Chỉ có một nội tâm mạnh mẽ, bạn mới không vấp ngã, không bị bóng tối nuốt chửng.

 Động viên và giữ lại những nhân viên “hạng B”

Động viên và giữ lại những nhân viên “hạng B”

2018-10-09 10:11:32

Theo Liz Kislik, một chuyên gia về giải pháp cho các xung đột ở công sở thì các nhân viên hạng B thường ít quan tâm đến “cái tôi” hơn, làm việc hết mình để hỗ trợ khách hàng, đồng nghiệp cũng như bảo vệ uy tín của doanh nghiệp...

 Nghe nhạc khi làm việc ảnh hưởng thế nào đến não bộ của bạn?

Nghe nhạc khi làm việc ảnh hưởng thế nào đến não bộ của bạn?

2018-10-08 07:34:51

Khi công việc và những ồn ào ở văn phòng trở nên quá sức chịu đựng đối với bạn, âm nhạc có thể là cứu cánh. Nhưng chọn nhạc để nghe ở văn phòng không chỉ là nghệ thuật, mà còn là khoa học.