Trong công việc, nhiều khi bạn cần phải gửi mail đích danh đến nhiều người với cùng một nội dung như nhau, chỉ khác về cách xưng hô hay một vài thông tin liên quan đến tên công ty người gửi…. Nếu gửi từng email như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian. Các bạn có thể sử dụng chức năng mail merge trong office để giúp công việc đó được dễ dàng hơn.

Để làm được điều này, trước tiên các bạn cần phải có một file tổng hợp (thường là excel) chứa các thông tin cần thay đổi. Trong file này bắt buộc phải có 1 trường là email.

Không giống như Office 97-2003 có thể sử dụng mail merge ngay trong Outlook, từ Office 2007 trở lên bạn cần phải soạn nội dung thư cơ bản trong Word.

Sau khi đã có nội dung thư, các bước thực hiện mail merge như sau:

B1: Bạn vào tab Mailings à Start Mail Merge à E-mail Messages

B2: cũng tại tab Mailings, bạn chọn Select Recipients à Use Existing List, lựa chọn file danh sách mà bạn đã làm trước đó và lựa chọ Sheet có lưu các trường dữ liệu cần thay đổi khi gửi mail.

B3: Lựa chọn từ hoặc cụm từ cần thay bằng cách bôi đen từ hay cụm từ đó.

B4: Chọn Insert Merge Field và chọn cột dữ liệu cần thay tương ứng. Nếu trong email có nhiều từ cần thay thì làm lại tương tự các từ đó với B3 và B4.

B5: Kiểm tra lại tính chính xác của các thay đổi bằng Preview Results.

B6: Sau khi đã hoàn tất chọn Finish & Merge à Send Email Messages. Một tab tùy chọn sẽ hiện ra và bạn có thể đặt tiêu đề email tại đây cùng một số lựa chọn khác. Sau khi hoàn tất chọn OK

Bằng việc sử dụng Mail Merge rất hữu ích khi gửi email chăm sóc khách hàng, gửi thư mời hội thảo… đến đích danh từng người với chỉ email của người được nhận hiện tại mục TO mà không cần phải BCC

Chém Gió (st)